Quả thực như vậy. Một website chuyên nghiệp có đầy đủ các yếu tố của một văn phòng, nghĩa là cũng có địa chỉ để khách hàng có thể đến tìm hiểu mọi thông tin về sản phẩm, dịch vụ, công ty… Tại đây khách có thể tham quan gian hàng, xem giá cả, đặt mua sản phẩm, thanh toán… cũng như được tư vấn về những điều còn vướng mắc. Điều đặc biệt là văn phòng này mở cửa suốt ngày đêm và tiếp đón đủ mọi đối tượng khách hàng từ mọi nơi trên thế giới.

Vậy doanh nghiệp cần lưu ý những gì khi xây dựng website thành một văn phòng đại diện trên mạng?

» Không chỉ dành riêng cho những công ty lớn

Khá nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn còn quan niệm chỉ những công ty lớn mới xây dựng website tầm cỡ để kinh doanh trực tuyến. Cũng có những công ty nhỏ mạnh dạn đầu tư nhưng do thiếu kiên nhẫn, không chú trọng quảng bá, lại phải chịu áp lực về chi phí duy trì và phát triển nên đã vội vàng từ bỏ sau một thời gian. Trên thực tế thì quy mô công ty không phải là yếu tố quyết định để xây dựng văn phòng trên mạng. Tùy theo đặc thù kinh doanh, những doanh nghiệp biết chọn cho mình hướng đi đúng và được sự hỗ trợ của một nhà thiết kế chuyên nghiệp thì vẫn có được website hiệu quả mà không nhất thiết phải bỏ ra quá nhiều tiền.

» Sai lầm thường gặp của các doanh nghiệp khi bắt đầu xây dựng website là:
(1) Quan tâm nhiều đến chi phí hơn là hiệu quả đem lại;
(2) Chọn nhà thiết kế chỉ thuần túy chuyên về kỹ thuật, thiếu kiến thức sâu rộng về e-marketing và kinh nghiệm quản lý website;
(3) Chú trọng hình thức và “cái tôi” của công ty hơn là tiện ích cho khách hàng;
(4) Thiết kế không phù hợp với đối tượng khách hàng, định hướng kinh doanh và xu hướng thị trường;
(5) Không biết quảng bá hiệu quả và khai thác triệt để các tiềm năng kinh doanh trên mạng;
(6) Xây dựng website sơ sài hoặc qúa đồ sộ nhưng lại không có một định hướng rõ ràng nào cả;
(7) Phó thác toàn bộ công việc cho đơn vị thiết kế.

Như vậy, rõ ràng cơ hội xây dựng một văn phòng đại diện chuyên nghiệp và hiệu quả trên mạng được dành cho mọi doanh nghiệp. Vấn đề ở đây là doanh nghiệp phải thực sự có tâm huyết để lập một kế hoạch chu đáo và phù hợp với thực tiễn kinh doanh, đồng thời phải biết “chọn mặt gửi vàng” khi sử dụng dịch vụ thiết kế.

» An toàn cho văn phòng 24/24 của bạn

Khi biết website được nhìn nhận là một văn phòng đại diện hỗ trợ đắc lực cho việc kinh doanh thì có thể nói vấn đề an toàn cho website được hầu hết các doanh nghiệp quan tâm. Điều này hoàn toàn có cơ sở khi ngày nay việc tin tặc tấn công lấy cắp quyền quản trị tên miền, để từ đó phá hỏng website hoặc gây sức ép cho doanh nghiệp, đã không còn là vấn đề mới mẻ. Quyền quản trị tên miền bị mất, doanh nghiệp chỉ còn cách thỏa hiệp với tin tặc hoặc đăng ký tên miền khác, đồng nghĩa với việc mất luôn một thương hiệu đã được dày công xây dựng. Trong cả hai trường hợp thì doanh nghiệp đều phải chịu tổn thất nặng nề.

Vì vậy, để tránh những nguy cơ thiệt hại sau này, ngay từ khi chuẩn bị đăng ký tên miền, doanh nghiệp cần phải xác định được nhà cung cấp dịch vụ nào có thể đảm bảo với mình tính an toàn cho tên miền. Một dịch vụ cung cấp tên miền hoàn hảo thường phải hội đủ các yếu tố sau:
(1) Đăng ký nhanh và tiện lợi;
(2) Trao quyền quản trị tên miền cho khách hàng ngay sau khi chấp nhận đăng ký (nếu có sự yêu cầu của khách hàng);
(3) Có hướng dẫn rõ ràng và luôn hỗ trợ khách hàng;
(4) Có thể khôi phục tên miền cho khách hàng trong trường hợp bị tin tặc tấn công.

» Không để khách hàng phải chờ đợi

Hãy tưởng tượng khi bạn đến một công ty và chờ thật lâu mới được đón tiếp. Thật khó chịu! Đó cũng là cảm giác của khách khi truy cập vào một website và phải chờ rất lâu trang chủ mới hiện lên. Khi đã quyết định xây dựng website thành một văn phòng đại diện có nghĩa là bạn phải tối ưu hóa các tiện ích cho khách hàng. Số lượng website cùng lĩnh vực như của bạn rất nhiều trên mạng, do đó khách truy cập thường không đủ kiên nhẫn nếu phải chờ đợi và họ sẽ bỏ qua trang khác.

Vẫn còn nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần đầu tư cho thiết kế nên trong thực tế nhiều website trong nước có thời gian tải khá lâu. Đây là một trong những yếu tố ảnh hưởng xấu đến sự thành công của website. Vì vậy khi chọn nơi lưu trữ web, doanh nghiệp nên yêu cầu được công bố thông tin chi tiết về máy chủ để đảm bảo website của bạn được lưu trữ tại máy chủ tốc độ cao, đồng thời nên có sự kiểm chứng rõ ràng.

» Để văn phòng không vắng khách

Có nhiều nhà kinh doanh thành công trên mạng thuộc những lĩnh vực khác nhau và có những phong cách riêng, song nếu chịu khó nghiên cứu bạn sẽ thấy họ có một điểm chung: Khi vào website của họ, khách truy cập luôn tìm được thứ mình cần và có cảm giác được phục vụ tối đa.

Đó là lý do tại sao những doanh nghiệp chú trọng vào việc lập văn phòng đại diện trên mạng thường xây dựng một môi trường giao tiếp hiệu quả giữa khách truy cập và chủ trang web. Khách vào website của bạn ít khi để xem, mà thường là để tìm hiểu và chọn lựa. Do đó họ cần được giải đáp tất cả những gì còn băn khoăn, vướng mắc. Vậy nên một website hiệu quả thường khó có thể thiếu trang tư vấn. Nhiều doanh nghiệp còn thực hiện tư vấn trực tiếp trên mạng nhằm đem lại tiện ích tối đa cho khách hàng.

Văn phòng là nơi doanh nghiệp và khách hàng giao dịch, do vậy bạn phải để khách truy cập cảm nhận nơi đây là một môi trường sống động và mới mẻ, chuyên nghiệp và mang hơi thở của thời đại. Văn phòng không phải là một tấm danh thiếp, cũng không phải là một căn nhà hoang vắng lạnh, vì vậy cần phải biết đầu tư để văn phòng không vắng khách. Đầu tư ở đây không chỉ đơn thuần là tiền bạc, mà cả thời gian, công sức, tâm huyết và tư duy. Thực ra, so với một văn phòng thực sự, website có chi phí duy trì và phát triển hàng năm khá thấp trong khi đó hiệu quả đem lại rất khả quan nếu được xây dựng và chăm chút đúng cách.